Bonjour,
j’ouvre ce fil pour mutualiser les pratiques autour d’outils numériques de prise de rendez-vous.
Le cahier des charges pourrait être de ce genre pour une prise de rendez-vous pour PsyEn ou AS ou …
indispensable :
possibilité de proposer des créneaux récurrents, de supprimer des créneaux, de copier des créneaux.
choix libre par le professionnel de la durée des créneaux et de leur heure de début (nécessité de s’adapter aux sonneries, etc…
les usagers s’inscrivent à l’aide d’une simple page internet « responsive ».
validation par le professionnel des demandes de rdv
tableau de synthèse des rdv par jour, heures facile à lire
RGPD
optionnel :
possibilité de créer des créneaux avec périodicité hebdomadaire, plus de possibilité pour supprimer des créneaux par lots, etc…
export au format ical dynamique (très souhaitable)
possibilité de trier les tableaux de synthèses suivants d’autres critères
modification directe par le professionnel des demande de rdv (par exemple, après échange mél ou tél, pour mettre à jour la demande sans avoir à la supprimer et à demander de la refaire)
possibilité pour l’usager de choisir différents type de prise en charge, qui modifie la longueur du créneau (ex : pour un test , = 2 créneaux « normaux » de PsyEN)
J’ai mis en place evento, qui est plus intéressant sur la conception des créneaux, même si il n’y a pas de véritable gestion de la périodicité.
Mais :
la visualisation des résultats est affreuse
si un usager coche toutes les cases, il faut détruire les créneaux et les remettre, pas de possibilité de refuser ou de libérer des créneaux demandés ! C’est rédhibitoire…
J’ai utilisé Evento pour mettre en place des RDV parents d’élève et je n’ai pas eu ton problème de cases multiples puisque j’avais mis un choix unique. Mais on sent bien que l’on atteint les limites du logiciel et que ce n’est pas vraiment fait pour (interface complexe, visualisation des résultats difficiles), et surtout en cas d’erreur, impossible de modifier soi-même la réponse d’un parent. J’ai pu testé un outil commercial fait pour et là on voit que c’est vachement bien fait avec une interface pratique, des rappels par email avant le rdv automatiques, etc. J’avais aussi testé un outil libre mais j’ai oublié ma conclusion, de mémoire je crois que c’était bien mais pas parfait.
Bref j’ai mis beaucoup de temps à faire ce que je voulais sur evento (mais c’était avant la maj, ça a peut être changé) et surtout c’est trop compliqué pour que je puisse le recommander à un collègue pour cet usage.
D’ailleurs tu peux rajouter dans ta liste côté optionnel : rappel par mail la veille
Bonne idée. Oui, j’avais fait un tuto pour les psyen du secteur, on l’a mis en place pour les deux derniers mois avec evento, mais c’est trop galère…
Pourtant c’est un vrai besoin !
Tu as pu contractualiser au sens du RGPD ton service commercial ?
L’outils sondage est un developpement spécifique pour APPS. Le service va donc évoluer en fonction de vos demandes. Nous mettrons à jour sondage dans quelques jours suite à des premières remarques qui nous ont été remontées.
Bonjour,
pas de problème, c’est un plaisir de voir un service évoluer, mais la discussion peut aussi porter sur des outils déjà existants et spécialisés, qu’il serait peut-être plus facile d’intégrer sans réinventer la roue (je pense à des applications de relation à l’usager comme colibri).
En ce qui concerne les remarques déjà faites :
la création des créneaux périodiques n’est pas possible, et la copie pas prévue
=> Pouvez vous préciser : les créneaux se posent en glissant avec la souris sur l’interface
==> effectivement, ce n’est pas évident, je n’avais pas essayé… cela rend le définition de rdv qui se suivent bien plus confortable, effectivement, mais serait-il possible
de pouvoir cocher des rendez-vous dans la liste et de les copier sur d’autres dates (case à cocher, bouton copier qui fait apparaître une fenêtre modale avec un choix d’une ou plusieurs dates, par champ de saisie ou par petit module de calendrier et un bouton pour finaliser la création des nouveaux créneaux) ?
et/ou de pouvoir après avoir défini un créneau, d’en définir une périodicité (en nombre de répétition, ou avec une date de fin, quotidienne ou hebdomadaire ou mensuelle). Le problème de la périodicité, c’est qu’on le doigt dans l’engrenage d’autres attentes : pouvoir supprimer une périodicité, pouvoir supprimer ou modifier des rdv périodique que pour certaines échéances, pouvoir supprimer tous les créneaux postérieur à une date… la liste est longue.
la case à cocher pourrait aussi permettre de supprimer des créneaux en masse.
impossible de demander plusieurs créneaux (donc pas de 2e rdv pour une famille sur l’orientation dans l’année !)
=> Pour un même motif vous demandez qu’une personne puisse réserver plusieurs RDV.
oui, cela peut avoir plusieurs usages, le fait de demander plusieurs rdv et de laisser l’agent choisir, ou bien d’utiliser le même outil pour plusieurs rdv de la même « affaire ». L’intérêt est d’avoir un seul lien d’inscription à communiquer en début d’année aux usagers, lien vers un sondage qui sera complété au fur et à mesure (typiquement, nos PsyEN ont une visibilité d’environ un mois sur les séances qu’elles peuvent organiser avec les familles, donc elles « ouvrent » de nouveaux créneaux tous les mois pour le mois et demi à venir).
il faudrait aussi une interface de gestion des rdv côté agent, un peu plus fournie que valider :
modifier la date et l’heure (avec visibilité des créneaux déjà pris avant le choix, envoi d’un mél d’avertissement avec possibilité pour l’agent d’ajouter un petit texte d’explication au mél).
Je viens de retester rapidement la solution open source que j’avais trouvé à savoir cal.com et elle est plutôt bien fichue : elle peut être connecté à un agenda supportant calldav (ainsi que d’autres comme google agenda, etc.) et si par chance on a aussi réussi à synchroniser son EDT a cet agenda, la solution va automatiquement proposer des créneaux où on est libre au parent, on peut même avoir des formulaires custom, etc. bref c’est très bien dans ce cas là précis qui est en réalité le cas de quelqu’un qui bosse dans un bureau et qui souhaite permettre aux gens de prendre rendez-vous avec lui.
Par contre dès qu’on passe au cadre qui est souvent le plus demandés de la prise de rendez-vous un jour précis (jour de réunion parent prof) on voit vite que l’outil est tout de suite moins adapté : on peut permettre de préciser le jour de la réunion parent prof mais pas l’heure, du coup il faut créer un horaire de travail spécialement pour cette journée (ça se fait mais c’est pas naturel). Et ce problème on le retrouve aussi chez l’outil pro que j’ai testé, ça ne semble pas fait pour une utilisation lors d’un jour précis.
(ah et si jamais on veut à la fois les deux utilisations précédentes, ça va poser problème si la réunion parent prof à lieu lors d’un créneau où on avait normalement cours : si le cours reste sur l’agenda synchronisé, ça ne proposer pas le créneau)
